資料を3回作り直していたのが、1回で通るようになった話

企画書やスライドをAIに作らせると、思っていたのと違うものが出てくることがよくあった。方向性がずれていると気づくのは大体できあがってから。手直しを頼んでも、また少しズレる。結局、最初から自分で骨子を書いた方が早かったんじゃないかと思うことが何度もあった。

いま同じ作業をすると、だいたい1回で通る。やり方を変えたのは一箇所だけで、いきなり作らせるのをやめた。

先に質問させると、ズレる回数が減る

以前は「こういう資料を作って」と伝えたら、そのまま作成に進んでいた。AIは指示された条件の範囲で最善を尽くすので、こちらが説明し忘れた前提はそのまま抜け落ちる。誰向けの資料か、何のために使うのか、どこまで詳しく書くべきか。当たり前すぎて口に出していなかった部分が、実はズレの原因になっていた。

いまは作成に入る前に、不明点があれば先に聞いてほしいと頼むようにしている。3〜5個くらい質問が返ってくることが多く、それに答えてから初めて本文を作らせる。回りくどく感じるが、この一手間で手直しの回数が目に見えて減った。

もう一つ変えたのは、何を作るかだけでなく、なぜ作るかを先に伝えることだ。同じ資料でも、社内共有用なのか、社外向けの提案用なのかで、書くべき粒度も構成もまるで違う。

目的を伝えないまま作らせると、AIは無難で汎用的な構成を選びがちで、結局それが自分の用途に合わず作り直しになる。目的を先に伝えると、同じ材料からでも違うやり方を提案してくることがあり、これが的外れな一発目を避ける一番の近道になっている。

質問させる、目的を伝える、この2つを毎回の手順として固定してから、資料作成にかかる時間が読めるようになった。以前は作り直しのたびに30分、1時間と積み上がって、結局トータルでどれくらいかかるか見積もれなかった。

いまは最初のやり取りに5分ほど余計にかかる代わりに、作り直しがほぼなくなった。トータルで見ると、以前より短い時間で資料が仕上がっている。

資料や企画を作る前に埋めておくと手戻りが減るチェックシートを、下のリンクに置いてある。次に何か作らせる前に、一度目を通してみてほしい。