毎週月曜の朝、先週分の議事録をまとめ直すのが憂鬱だった。会議中は殴り書きのメモしか取れないし、あとで読み返すと自分の字なのに何を言っていたか思い出せない箇所がある。それを整えて関係者に共有するまでに、だいたい1時間はかかっていた。
これが今は20分で終わる。とはいえ何か特別なプロンプトの言い回しを覚えたわけではない。むしろ逆で、毎回うまい指示文を考えるのをやめたことが大きい。
うまい言い回しより、渡す情報の順番
最初のうちは、AIへの指示を毎回丁寧に書き直していた。役割を与えたり、条件を細かく並べたり、いわゆる上手なプロンプトの型を真似していた時期もある。でも実際に効いていたのはそこではなかった。
効いていたのは、渡す情報の並べ方を固定したことだった。会議の生メモをそのまま貼り、そのあとに「誰が発言したか」「何が決まったか」「次回までに誰が何をするか」の3つを聞く、という順番だけを決めておく。文章として洗練させる必要はなく、この3点さえ毎回同じ形で渡せば、AIはかなり安定した精度で整理してくれる。
逆に、メモを事前にきれいに書き直そうとすると、自分の記憶で補完してしまい内容が変わることがある。生のまま渡した方が、結果的に事実に近い議事録になる。
型を1回作れば、あとは埋めるだけ
もう一つ変えたのは、指示文を毎回書くのをやめて、決まった型として手元に置いたことだ。以前は整形の指示自体は良くても、似たような文章をゼロから打つのが地味にストレスで、結局サボって元のやり方に戻りかけたことが何度かある。
今は用途ごとに、埋めるべき項目だけを決めた型を作ってある。議事録用、タスク抽出用、週次振り返り用と分けておき、必要なときは生のメモをその型に流し込むだけにした。文章を工夫する部分がなくなった分、毎回の作業がほぼ機械的な作業になった。
数字にすると、以前は議事録1本の整理に55〜60分。今は15〜20分。会議が多い週だと、この差は積み重なって週の使える時間がまるごと変わってくる。
来週分は、下のリンクから型のテンプレートをダウンロードして試してみてほしい。議事録以外にも、メール下書きや週次振り返りなど、日常的によく使う場面の型をまとめてある。
コメント